Anamnesebogen Kosmetik: Vorlage mit allen Fragen und Datenschutz

Wozu der Anamnesebogen im Kosmetikstudio da ist

Der Anamnesebogen schützt zwei Seiten. Deine Kundin, weil du Risiken vor der Behandlung erkennst. Und dich, weil du im Streitfall zeigen kannst, dass du gefragt hast und die Kundin ihre Angaben bestätigt hat.

Ein Beispiel: Eine Kundin nimmt ein Aknemittel mit Isotretinoin und sagt es nicht von sich aus. Ein Fruchtsäurepeeling kann dann zu starken Hautreizungen führen. Steht die Frage nach Medikamenten auf dem Bogen und hat die Kundin „nein“ angekreuzt, ist deine Lage eine ganz andere, als wenn nie gefragt wurde.

Vorlage: Diese Fragen gehören in den Anamnesebogen

Die folgende Liste kannst du übernehmen und an deine Behandlungen anpassen. Frag jeweils mit Ja oder Nein und lass Platz für Details.

• Haben Sie Allergien oder Unverträglichkeiten (zum Beispiel gegen Duftstoffe, Konservierungsstoffe, Latex, Pflaster, Kosmetik, Farben, Nickel)? Wenn ja, welche?
• Nehmen Sie regelmäßig Medikamente ein? Insbesondere blutverdünnende Mittel, Kortison, Antibiotika oder Aknemittel mit Isotretinoin?
• Verwenden Sie Produkte mit Retinol, Vitamin-A-Säure oder Fruchtsäuren?
• Sind Sie schwanger oder stillen Sie?
• Haben Sie Hauterkrankungen (zum Beispiel Neurodermitis, Schuppenflechte, Rosazea, Akne)?
• Neigen Sie zu Lippenherpes oder anderen Herpes-Infektionen?
• Haben Sie Diabetes?
• Haben Sie Durchblutungsstörungen, Gerinnungsstörungen oder Herz-Kreislauf-Erkrankungen?
• Neigen Sie zu Narbenwucherungen (Keloide) oder Pigmentstörungen?
• Hatten Sie in den letzten 4 Wochen ein Sonnenbad, Solarium oder eine Behandlung mit Laser, Peeling oder Injektionen im Gesicht?
• Haben Sie eine Autoimmunerkrankung, eine Epilepsie oder sind Sie in Krebsbehandlung?
• Tragen Sie Kontaktlinsen? (bei Behandlungen an den Augen)
• Gibt es sonst etwas, das wir vor der Behandlung wissen sollten?

Am Ende des Bogens steht die Bestätigung der Kundin: „Ich habe die Fragen wahrheitsgemäß und vollständig beantwortet. Ich informiere das Studio, wenn sich an meinen Angaben etwas ändert.“ Darunter Ort, Datum und Unterschrift.

Datenschutz: Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO

Fast jede Frage auf dem Bogen betrifft die Gesundheit. Solche Angaben gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich verboten, außer eine der Ausnahmen in Art. 9 Abs. 2 DSGVO greift.

Die Ausnahme für die Gesundheitsversorgung (Art. 9 Abs. 2 lit. h) ist auf Ärzte und andere Gesundheitsberufe zugeschnitten. Ob sie für Kosmetikstudios gilt, ist nicht geklärt, nach verbreiteter Einschätzung eher nicht. Deshalb ist die ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) der sichere Weg.

Was eine wirksame Einwilligung braucht:

• Ausdrücklich: ein eigenes Kästchen oder eine eigene Unterschrift für Gesundheitsdaten, nicht versteckt im Kleingedruckten.
• Zweck genannt: Wofür nutzt du die Angaben? Für die sichere Durchführung der Behandlung.
• Freiwillig: Die Kundin muss wissen, dass sie die Angaben verweigern kann. Du darfst dann aber eine Behandlung ablehnen, die ohne diese Angaben zu riskant ist.
• Widerruf: Hinweis, dass sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen kann (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
• Nachweisbar: Datum und Unterschrift aufbewahren.

Daneben brauchst du die allgemeinen Datenschutzinformationen nach Art. 13 DSGVO: wer verantwortlich ist, welche Daten wofür verarbeitet werden, wie lange du sie speicherst und welche Rechte die Kundin hat. Die kannst du als Aushang oder auf der Rückseite des Bogens unterbringen.

Mustertext für die Einwilligung

Dieser Text ist ein unverbindliches Muster. Lass ihn vor dem Einsatz von einer Anwältin oder deinem Datenschutzberater prüfen und an dein Studio anpassen.

Einwilligung in die Verarbeitung meiner Gesundheitsdaten

Ich willige ausdrücklich ein, dass [Name des Studios, Anschrift] meine Angaben aus diesem Anamnesebogen, insbesondere zu Allergien, Medikamenten, Erkrankungen und Schwangerschaft, speichert und nutzt. Zweck ist die Planung und sichere Durchführung meiner kosmetischen Behandlungen sowie deren Dokumentation.

Meine Angaben sind freiwillig. Ohne sie kann das Studio bestimmte Behandlungen möglicherweise nicht durchführen. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, mit Ausnahme von Dienstleistern, die das Studio im Rahmen einer Auftragsverarbeitung einsetzt (zum Beispiel für die Kundenverwaltung).

Ich kann diese Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an [E-Mail-Adresse]. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Nach einem Widerruf werden meine Gesundheitsangaben gelöscht, soweit keine Pflicht zur Aufbewahrung besteht.

Ort, Datum, Unterschrift

Wie oft du den Anamnesebogen aktualisierst

Gesundheit ändert sich. Eine Kundin, die vor zwei Jahren keine Medikamente nahm, kann heute Blutverdünner nehmen oder schwanger sein. Diese Routine hat sich bewährt:

1. Vor dem ersten Termin: vollständiger Bogen mit Einwilligung.
2. Vor jedem Termin: kurze Frage „Hat sich gesundheitlich etwas geändert?“ und Antwort in der Kartei vermerken.
3. Mindestens einmal im Jahr: Bogen neu ausfüllen und unterschreiben lassen.
4. Vor neuen oder intensiveren Behandlungen (Peeling, Microneedling, Permanent Make-up): Bogen neu ausfüllen.

Ein Rechenbeispiel: Bei 300 Stammkundinnen und jährlicher Aktualisierung sind das rund 25 Bögen im Monat. Auf Papier heißt das ausdrucken, abheften und Angaben abtippen. Digital füllt die Kundin den Bogen am Tablet oder vorab am Handy aus und er landet direkt in ihrer Akte.

Aufbewahrung und Löschung

Die 10-Jahres-Frist aus § 630f BGB gilt für Behandlungsverträge, also für Ärzte, Heilpraktiker und andere Heilberufe. Für Kosmetikstudios gilt sie nach unserer Einschätzung nicht automatisch. Eine feste gesetzliche Frist für Anamnesebögen im Kosmetikstudio gibt es nicht.

Die DSGVO verlangt, dass du Daten nur so lange speicherst, wie du sie brauchst. Viele Studios bewahren Anamnese und Behandlungsdoku nach der letzten Behandlung 3 Jahre ab Jahresende auf, weil das der regelmäßigen Verjährung entspricht. Ob das bei Gesundheitsschäden immer reicht, ist offen, weil dafür unter Umständen längere Höchstfristen gelten. Halte deine Frist schriftlich in einem Löschkonzept fest und stimme sie am besten mit einer Anwältin ab.

Papier oder digital?

Papier ist schnell gestartet: Fragen aus dieser Vorlage in ein Dokument kopieren, Logo drauf, ausdrucken. Nachteile sind Lesbarkeit, Abtippen und die sichere Ablage.

Digital füllt die Kundin den Bogen auf einem Tablet im Studio aus und unterschreibt mit dem Finger. Datum und Uhrzeit werden automatisch gespeichert und der Bogen ist sofort in der Akte. In Praxsy ist ein solches Anamnese-Formular mit Unterschrift am Tablet bereits enthalten.

Häufige Fragen